履歴書 RESUME

履歴書を郵送するときのマナーと、好印象を与えるコツ

更新日:2018.11.9
公開日:2018.1.18

転職活動をする際、応募する企業から「履歴書を郵送してください」と言われるケースは、多々あります。また、Web応募後に面接をするときは、「履歴書を持参してご来社ください」と言われる場合もあるでしょう。

このようなときは、いったいどう対応するのがマナーなのでしょうか? 応募する企業の採用担当者に最も好印象を与える履歴書の郵送の仕方・持参の仕方について、ご紹介します。

履歴書を郵送するときのマナー

企業の採用試験に応募するときに、多くの人は「履歴書を郵送してください」という指示を企業から受けることと思います。その際に、採用担当者や面接官に好印象を与える郵送方法をお話ししましょう。

履歴書を郵送する際は、履歴書がスッポリ入る封筒に入れて送る

封筒のサイズは角2が最適。市販の履歴書に付いている封筒もOK

応募する企業に履歴書を郵送する際は、履歴書がスッポリ入る大きさの封筒に入れて、履歴書を折らずに郵送します。封筒のサイズは、角2(A4の履歴書を折らずに入れられるサイズ)が最適です。市販の履歴書用紙に封筒が添付されていれば、それを利用して郵送してもOKです。

市販の履歴書に付いている封筒の中には、折りたたんで郵送するようなサイズのものもありますが、面接の際に履歴書に折り目が付いているのはあまり印象が良くありません。少しでも好印象を与えたいなら、角2サイズの封筒を選び、折り目を付けずに送りましょう。封筒の色は白無地で、中身が透けて見えない厚手のタイプがベストです。

履歴書は、まずクリアファイルに入れてから封筒に入れる

履歴書を郵送するときは、そのまま封筒に入れるのではなく、クリアファイルに入れてから封筒に入れると丁寧です。クリアファイルに入れておけば、郵送時に汚れやシワを付ける心配も無く、安心して送れます。

履歴書以外に職務経歴書やポートフォリオなどを同封するときは、クリアファイル内の一番上が履歴書、その次が職務経歴書、最後がポートフォリオになるよう順番にセットし、封筒に入れて郵送しましょう。

いったん履歴書を郵送してしまうと自分で再確認できないため、クリアファイルに入れる前に履歴書のコピーを一部取っておくと、面接の前などに見直すことができます。

履歴書の封筒表面に住所と「履歴書在中」を記入

郵送する履歴書の封筒表面に企業の住所を記入し、左下に「履歴書在中」と赤で文字を書き、文字の周囲を□で囲みます。囲み線はラフな手書きではなく、きちんと定規を使って線を引きましょう。100均で「履歴書在中」のスタンプを売っているので、それを使うと見栄えも良く簡単です。

郵送先の住所は都道府県から書き、「〇丁目」「〇番地」なども省略せずに書きます。宛名は株式会社を(株)のように省略せず、封筒の中央に「株式会社〇〇」と書きます。その左斜め下に、指定された担当者の役職と名前を書き、名前の下に「様」と書きます。

履歴書の封筒表面に住所と「履歴書在中」を記入

履歴書の封筒裏面に住所・氏名を記入

郵送する履歴書の封筒裏面には、下記のように左上に提出する日付・住所・氏名を記入し、左下に自分の住所・氏名を記入します。履歴書を入れて糊で封をしたら、その境目にかかるように「〆」と書きます。割印をしても大丈夫です。

履歴書の封筒裏面に住所・氏名を記入

郵送する際は、ポストに投函すると万が一料金不足になる心配があるので、郵便局に直接提出して郵送するのが確実です。

履歴書を郵送する際には、必ず「送付状」を付けること

履歴書を郵送するときに、いきなり書類だけを郵送すると、「大雑把な性格」「礼儀を知らない応募者」と思われてしまいます。必ず送付状を付けて、郵送するようにしましょう。

実はこの送付状が、自分をアピールするツールのひとつになります!転職活動においては、こうした小さなツールも、けっして見逃してはいけません。履歴書の送付状の書き方をよく読んで、自分にとってベストの送付状を作成し、郵送の時点から“キラリと光る存在”になりましょう。

履歴書を持参するときのマナー

転職サイトなどからWeb応募をして、書類選考をパスしたときは、「面接を実施しますので、履歴書を持参の上ご来社ください」と言われるケースが数多くあります。このときは、どのようにして履歴書を持参したら、採用担当者や面接官に好印象を与えられるのでしょうか?

履歴書を持参する際は、クリアファイルにいれた後で封筒に入れる

履歴書をクリアファイルに入れてから、白無地の角2封筒に入れる

履歴書を持参する際は、封筒に入れて持参しましょう。「持参するなら、封筒は必要ないのでは?」と思う人もいるのですが、書類が剥き出しのままだと、汚れたりシワになったりする可能性があります。社会人のマナーとしても、けっして良い印象を与えません。

封筒のサイズは郵送と同様に角2のサイズで、白無地の厚手の封筒が最適です。履歴書を封筒に入れるときは、やはり郵送と同様にクリアファイルに入れてから封筒に入れると、より丁寧です。こうすれば移動中に汚れやシワを付けることもなく、たとえ面接日に雨が降っても、履歴書が濡れるのを防ぐことができます。

履歴書・職務経歴書・ポートフォリオなどをクリアファイルに入れるときの順番も、郵送時と同じです。郵送時と違う点は、手渡しなので送付状が不要なことと、封をしなくてよいこと(〆も不要)、表面の住所が要らないことです。履歴書を持参する場合も、面接のために履歴書のコピーを1部取っておきましょう。

履歴書を渡すときは、面接官の方向に向けて両手で渡す

履歴書をすぐに渡せるよう、バッグのサイドポケットなどに入れておく

履歴書を持参する場合は、面接の日に持参する人がほとんどかと思います。会社を訪問し、面接の前に受付の人に渡す場合もあれば、面接室で直接面接官に渡す場合もあるでしょう。履歴書を提出するタイミングはいつやってくるかわからないので、いつ言われてもサッと取り出せるように、履歴書をバッグのサイドポケットなどに入れておくと便利です。

名刺を取り出すときにモタモタすると悪印象を与えるのと同じように、履歴書もバッグのチャックを開けたり探したりとモタモタしていると、「仕事の作業に手間がかかる人ではないか?」と疑われてしまう可能性があります。

そのようなことにならないよう、バッグのすぐ出せる位置に、履歴書を入れておくことをお勧めします。「履歴書をすぐ渡せるように」と、封筒を手で持って訪問しようとする人もいるのですが、それはマナー的にマイナス要素となるのでやめた方が賢明です。

受付で渡すときは封筒のまま、面接官に渡すときは封筒から出して渡す

それでは、履歴書を持参した場合、実際にどうやって渡したら良いかをお話ししましょう。ここでは、面接を受ける前に受付で渡す場合と、面接室で渡す場合に分けてお話しします。

受付で履歴書を渡す場合

受付で履歴書を渡す場合は、封筒に入れたまま、受付スタッフの人が読める向きで渡します。実際に受付スタッフの人が読むわけではありませんが、相手の立場に立つマナーとして、そのようにした方が好印象を与えます。

封筒のままで渡す理由は、面接官が履歴書を受け取る前に、汚れたりシワになったりしないようにするためです。また、クリアファイルに入れた上に封筒に入れるなど、丁寧に履歴書を扱っていることを、面接官にアピールすることもできます。ただし、「封筒から出してください」などの指示があったときは、速やかにその指示に従いましょう。

面接室で履歴書を渡す場合

面接室で履歴書を渡す場合は、面接室に入って採用担当者に「履歴書をいただけますか?」と言われたタイミングで、封筒から履歴書を取り出します。そして、履歴書を採用担当者が読める向きにして、クリアファイルのまま封筒の上に置き、両手で持って「よろしくお願い致します」と挨拶をして面接官に渡します。

会社によっては、いつまでたっても採用担当者や面接官が「履歴書をいただけますか?」と指示をしてこないケースがあります。Web応募の場合は、面接の段階ですでに経歴データが揃っているので、履歴書が無くても面接が進められるということもあるでしょう。

しかし、こちらにとって履歴書は、資格や趣味・志望動機などが詰まった重要なアピールツールです。具体的な質問がスタートする時点で指示が無いときは、こちらから「履歴書を提出させていただいてもよろしいでしょうか?」と、にこやかにひと声かける必要があります。

履歴書を手渡しする作業は、大して難しい作業ではないのですが、緊張すると間違えてしまうことがあるので注意が必要です。ドアノック後の入室が第一印象なら、履歴書の提出は第二印象くらいの重みがあるので、面接の練習と一緒にリハーサルをしておくことをお勧めします。

履歴書の封筒表面の左下に「履歴書在中」と記入

持参する履歴書の封筒表面に、宛名は必要ありません。左下に「履歴書在中」と赤で文字を書き、文字の周囲を□で囲みます。履歴書を郵送する場合と同様で、囲み線はラフな手書きではなく、きちんと定規を使って線を引くことが大切です。100均の「履歴書在中」スタンプを使うと便利です。

履歴書の封筒表面の左下に「履歴書在中」と記入

封筒裏面に住所・氏名を記入

持参する履歴書の封筒裏面には、下記のように提出する日付・住所・氏名を記入します。たとえ郵送でなくても、住所・氏名を記入しておけば誰の履歴書なのかがひと目でわかり、渡す相手に対して丁寧です。持参の場合は郵送のように封はせず、〆と書く必要もありません。

封筒裏面に住所・氏名を記入

履歴書は卒業証書と同じくらい大切なので、丁寧に扱うことが大切

高校や大学の卒業式で卒業証書が配られるときは、汚したりシワを付けたりしないように、卒業証書用の丸筒が配られます。卒業証書はたった1枚しかない大切な証書なので、大切に扱うようにという配慮からです。

履歴書もまた、卒業証書と同じくらい大切なもの、そう思った方が良いでしょう。提出する前は何度でも書き直しができますが、いったん提出してしまったら、その履歴書はずっと会社に保管されます。汚したりシワを付けたりして提出すると、それがそのままの状態で保管されてしまうのです。

社員の履歴書をあらためて見直すというようなことは、会社としてもあまりすることではありませんが、汚れたまま会社に保管され続けるのは気持ちのいいものではありません。履歴書を郵送・持参する際は、くれぐれも汚れやシワ・破れなどに気を付けて、丁寧に扱うことが大切です。

履歴書の郵送の仕方・持参の仕方に関するまとめ

履歴書の郵送の仕方、持参の仕方をご説明しました。「堅苦しくて面倒くさそう」と感じる人もいるかもしれませんが、転職活動を行うときは、いつ誰がどこで自分の一挙手一投足をチェックしているかわかりません! 堅苦しいと感じるくらい丁寧に、一つひとつの物事を進めることが大事です。

履歴書の郵送の仕方や持参の仕方といった、一見ささいな応募者の行動から、採用担当者や面接官はその人の人柄や能力を見抜こうとしています。そのことを忘れず、慎重に転職活動を行いましょう。

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