転職活動の準備 PREPARATION

退職する会社でスムーズに引き継ぎをするための「引き継ぎノート」の作り方

更新日:2018.11.9
公開日:2018.1.17

転職にあたって、退職する会社の引き継ぎを行うのは、気の重い作業です。しかし、“立つ鳥跡を濁さず”とことわざにもある通り、退職する会社の引き継ぎ作業はしっかりとやっておかなければなりません。
そのときに役に立つのが「引き継ぎノート」です。では、どのようにして引き継ぎノートを作成すると後任にとってわかりやすく、便利なノートになるのでしょうか?

引き継ぎノートを作っておくメリットとは?

退職の際に行う業務の引き継ぎは、後任に簡単なメモを渡して、口頭で説明するだけでもできます。しかし、自分ではきちんと伝えたつもりでも、後任の人がそれをしっかり把握できるとは限りません。

自分の説明に対してこと細かくメモできる人は良いのですが、そうでなかった場合、自分が退職後に転職先にまで連絡が入ってしまうケースがあります。そうなると転職先に迷惑がかかることになり、退職した会社からの心象も悪くなってしまいます。

また、自分の転職先から「なるべく早くうちに来てほしい」と言われてしまうこともあります。企業が中途採用の募集をかけているときは、仕事量が増えたことによる増員募集や、退職者が出たことによる欠員募集がほとんどです。そのため、あなたに一日でも早く退職して会社に来てほしいと思うのは、当然といえば当然のことでしょう。

もしも早急に退職しなければならない事情ができてしまった場合も、あらかじめ引き継ぎノートにしっかりと仕事内容がまとめられていれば、後任の人はそれを見て仕事を進めることができます。そのためにも、いつでも確認できるように、わかりやすく便利に引き継ぎノートをまとめておくことが重要です。

わかりやすく便利な引き継ぎノートを作る方法

退職のための引き継ぎノートを作る方法はさまざまありますが、ここではごく一般的に、仕事の種類別にまとめる方法をご紹介しましょう。紙のノートにまとめてもいいのですが、パソコン上のファイルに仕事の種類ごとに分類しておくと、追加・訂正がしやすく、自分が退職後も後任の人がスムーズに仕事を進められます。

実際に後任者に説明をするときは、それをプリントアウトし、特筆する部分は手書きで追記をするなどして渡しましょう。「教えてあげたいけれど、この情報は上司に見られるとマズい」というような情報も、プリントした後に追記しておけばデータに残りません。

【引き継ぎノートの作り方1】自分が担当している仕事を、すべて書き出す。

最初から順番などをあれこれ考えると大変なので、まずは自分が担当している業務、または過去に担当して自分が退職したら誰も知らないような業務を、Wordファイルなどにランダムに書き出しましょう。すべて書き出したら、それを仕事の流れ的に順序立て、見出しを作成します。

たとえばメーカーの技術職の人であれば、自分が担当した製品の引継ぎが主になりますので、製品ごとに見出しを立てる必要があります。

【引き継ぎノートの作り方2】それぞれの見出しごとの内容を書く。

見出しの作成が終わったら、今度はそれぞれの見出しごとに必要な内容を、項目ごとに分けて書いていきます。たとえばメーカーの技術職の人なら、下記のような項目が必要になってくるでしょう。引き継ぎに必要な内容は会社ごとに違うので、「自分が後任ならこの情報がほしい」という発想で項目を立てると、わかりやすい引き継ぎノートを作ることができます。

<〇〇商品名〇〇 (品番)>
2015年〇月〇日~2016年〇月〇日に製作
  1. 全体の製作スケジュール
    まずは全体の製作スケジュールが一目でわかるような図を作成します。
  2. 図面
    製品の図面データを引き継ぎノートに入れられればベストですが、「機密情報なので正式な保管場所が決まっている」という場合もあるでしょう。その場合は「図面は〇〇に保管」と明記し、必要に応じて閲覧方法などを付記します。下記の設計書や仕様書なども同様で、機密情報を引き継ぎノートに載せるかどうかは、会社の規約に従って行いましょう。
  3. 設計書
    図面と同様で、添付できない場合は保管場所や閲覧方法などを明記します。
  4. 仕様書
    図面や設計書と同様の扱いです。
  5. 検査要領書
    検査要領書があれば、それを同じ製品フォルダー内に入れておきます。スキャンをしてWordファイルに貼り付ける方法もありますが、製品ごとのフォルダーを作っておいて、必要なデータはすべてそこに入れておくようにした方が手間を省けるでしょう。「わかりやすく」と思うあまり、作業時間がかかり過ぎてしまうと、引き継ぎノートが完成せずに終わってしまうこともあるので気を付けましょう。
  6. 使用した機材
    製作にあたってどのような機材を使ったかを明記します。その機材が社内にあればどの場所にあり、リースなら入手方法も追記します。
  7. 製作コスト
    製作にかかったコストを明記します。コスト削減のために工夫した点などがあれば、それも付け加えましょう。
  8. 外部の発注先
    製品の製作を外部に発注した場合は、発注先とその連絡先・担当者名を明記します。外部に発注したときに助かったことや困ったことなどがあれば、それも付け加えるとより親切です。
  9. その他の申し送り事項
    「この製品の詳細に関しては、〇〇課の〇〇さんが詳しいので、何かあれば相談に乗ってもらえる」といった裏情報や、「この製品を作った後で、あの機能も入れておけばよかったと反省した」というような感想なども付け加えると、何かのときに役立つ可能性があるでしょう。

といった形で、製作した製品ごとにフォルダーにまとめ、後任の人がいつでも閲覧できるようにしておくと便利です。

【引き継ぎノートの作り方3】自分以外誰も知らないレア情報も、できれば入れる

通常の引き継ぎノートはこれで完了なのですが、「できればここまで入れてあげるとベスト」というのが、現場で経験してきた人だからこそわかるレア情報です。自分が退職してしまうと、社内の誰も知らないような、さほど重要ではないけれど伝えておいてあげたくなるような情報です。

たとえば不動産の営業社員が引き継ぎをする場合、「お客様のAさんはお話し好きで、時間があると突然当社にお寄りになり、1時間ぐらいお話をして帰られます。そのときのために、いつもAさんのお好きなジャスミン茶のペットボトルを、冷蔵庫に入れておくようにしました」といった情報は、引き継ぎノートに必ず入れるような内容ではありませんが、意外と役立つ情報でもあります。

ほかにも、「取引先の〇〇さんにこう言われたら、ストレートに返すと反感を持たれるので、こう返した方が無難」といった裏情報も、できれば退職する前に後任者に教えてあげたいものです。引き継ぎノートに入れるというよりは、おまけ的に付箋に書いて貼っておいても良いかもしれません。こうしたレア情報があるとないとでは、後任者が引き継いだ後の仕事のしやすさがかなり違ってきます。

【引き継ぎノートの作り方4】業界用語や専門用語には解説を入れる

退職のために引き継ぎノートを作る際、後任が業務未経験の場合は、業界用語や専門用語を書いてもわからない場合があります。その際は、簡単に解説を入れておいた方が良いでしょう。よく、専門用語が羅列したような引き継ぎノートを書く人がいますが、そうした引き継ぎノートは「何を書いているかわからない」と、自分が退職した後で後任の人からブーイングが出る可能性があります。

わかりにくい引き継ぎノートを書いたからといって、転職後の自分の立場に大きく響くことはありません。しかし、退職後の後任からの評判が良ければ、それは必ず上司や同僚の耳にも入るので、退職後によきブレーンとしてお付き合いできる可能性も高くなります。

その辺をよく考えながら、できるだけ後任にとってわかりやすい引き継ぎノートを作るよう、退職前の数ヶ月間に努力することをお勧めします。

引き継ぎノートに関するまとめ

退職をするときは、つい自分の転職先のことにばかり、意識が集中してしまいがちです。しかし、退職するときの態度というのは、一番その人の人間性を露わにしてしまうものです。
「結婚しているときは優しかった夫が、いざ離婚となったら豹変し、妻の後々の生活をまったく考えずに出て行ってしまった」というような場合、妻は夫と金輪際会いたくないと思うでしょう。もちろん、うまくいかなかったから別れるのですが、そのときの相手の態度というのは、けっして忘れないものです。

転職も同じで、退職するときにどんな態度をとったかを、会社の人たちは忘れません。働き続けていればそれを撤回することもできますが、辞めてしまうと悪印象はそのまま悪印象として残り続けます。

転職後も、いつどこで退職した会社の人たちと関わりをもつかわかりません。引き継ぎはくれぐれも丁寧に行って、惜しまれつつ退職する道を選びたいものです。

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