職種別 OCCUPATION

秘書への転職を成功させるためのポイントと、お勧めの転職エージェント

更新日:2018.11.9
公開日:2018.5.18

秘書の仕事は、女性ならではの感性や気配りを思う存分活かせる仕事として、とても人気がある職種です。未経験から秘書業務を目指して転職する人、秘書経験者がさらにキャリアアップを図って転職を考える人など、転職のパターンもさまざまでしょう。

秘書業務を目指すときに、どんなポイントに気を付けて転職活動を行ったら良いのか、お話ししましょう!秘書への転職を目指す人にお勧めの転職エージェントも、合わせてご紹介します。

未経験から秘書への転職を目指すことはできる?

秘書を目指す人の中には、「事務の仕事をしていたけれど、会社で働く秘書の人を見ていて、自分も秘書になりたいと思うようになった」「もともと英語が好きだったので、新卒で総合職に就いたけれど、やっぱり英語力を活かせる秘書になりたい」など、他の職種から秘書を目指す人もいるでしょう。

他の職種から未経験で秘書を目指すのは、正直なところ簡単ではありません。それはなぜかというと、秘書の職種はその企業ならではの決まりを熟知していて、雑務もソツなくこなせるスキルが求められるため、未経験の人には任せられないからです。

ただし、まったく不可能かというと、けっしてそういうわけではありません。自分が本気で秘書を目指し、そのために努力できるのであれば、たとえ未経験でも秘書として採用してもらえる可能性は無くはありません。

未経験から秘書への転職が、最も実現しやすいケースは?

未経験から秘書への転職が、もっとも実現しやすいケースは、秘書として働きたい企業に、まずは違う職種で転職してしまうことです。たとえば事務をしていたのであれば、事務職としてまずは転職し、そこで秘書としての適性を認めてもらって、秘書のポストが空いた時点で異動を果たすというパターンです。

なぜそれが一番実現しやすいのかというと、先ほどもお伝えしたように、そもそも秘書業務はその会社のことを熟知していなければできないこと。そして未経験から秘書に転職するのは厳しくても、同職種であればうまく潜り込むことができるからです。

もちろん、秘書を目指して転職したとしても、必ず秘書になれるとは限りません。秘書業務に空きが出なければ絶対に無理ですし、たとえ空きが出ても自分が選ばれるかどうかは、まさに賭けのようなものです。

少しでも秘書になれる可能性を高めるためには、まずは面接の段階で「事務職のキャリアを積んで、行く行くは秘書として働きたい」という旨を伝えておくことが大切です。そして、そのために自分が入社後どんな努力をするか(CBSの資格を取る、英語力を磨くなど)も、明言しておきましょう。

あなたの努力と適性を、人事担当者や秘書を必要とする役職者から認めてもらうことができれば、秘書のポストに異動できる可能性もグンと高まります。

取りあえず事務職として転職し、その後秘書に抜擢された事例
経験がないために、秘書への転職が暗礁に乗り上げたAさん

Aさんは学生時代に親の転勤で5年間アメリカに住んだ経験があり、英語を流暢に話すことができました。新卒でメーカーの事務職に就きましたが、昔ながらの男性社会だったため、「もっと自分の能力を活かすせる仕事に就きたい」と考え、得意な英語を活かして秘書の道に進むことを決心しました。

しかし、転職活動は思うようにいかず、秘書経験のないAさんを秘書の正社員として採用してくれる企業はありませんでした。そこでAさんは、「それなら、まずは自分が行きたいと思う企業に転職することから始めよう」と決め、希望する企業の事務職募集に応募し、無事転職が決まりました。

応募の際にAさんは、「行く行くは秘書になることを希望していますが、まずは事務として勤めながら、御社の業務や社内のさまざまなことを把握したいと思っております。その間にビジネス英語の能力を磨き、海外とのビジネスで十分通用できる英語力をマスターしたいと考えています」と伝えました。

転職後は社員から信頼される存在となり、2年後に晴れて秘書の座に

転職後、Aさんはビジネス英語を学ぶためにスクールに通い、英語力を磨きました。また社内では事務職として、さまざまな点に機転を働かせ、周囲の多くの社員から慕われるようになりました。

そして2年後、そんなAさんの姿を見ていた人事担当者は、秘書の欠員が出た際に真っ先にAさんを推薦し、晴れてAさんは取締役の秘書業務に就くことができました。

未経験から秘書にダイレクトで転職することも、不可能ではない

「未経験から秘書になることが難しいのはわかっていても、やっぱり自分は最初から秘書として転職したい!」と強く思う未経験の人は、相当の大変さを覚悟の上で、転職活動中にできる限りの努力をしましょう。ではいったいどのようにすれば、転職の難関をクリアすることができるのかというと…?

まずは、実際に未経験可で秘書を募集した企業の事例をご紹介しましょう!

“未経験可”で秘書を募集したA社の事例

秘書への転職を受け入れる企業の中には、わずかではありますが、未経験者に門戸を開いているケースもあります。たとえばA社の募集要項は、次の通りでした。

<秘書課の正社員を募集します。>

【仕事内容】
取締役のスケジュール管理、メール管理、来客への対応、出張の準備、お客様からの電話応対、海外とのやりとり、文書作成などの秘書業務

【求めるスキル】
社会人として働いた経験を持つ方、ビジネス英語以上の英語力を持つ方

【歓迎するスキル】
英語以外の語学のスキルを持つ方

このように、A社の場合は秘書経験者に限定して募集はしていませんが、「社会人として働いた経験を持つ方」「ビジネス英語以上の英語力を持つ方」という条件を提示しています。

たとえば一般事務として働いてきた人なら、上司の指示に従っててきぱきと業務を遂行でき、周囲への気配を忘れず、いつもにこやかに仕事ができる人であれば、秘書経験がなくてもこれまでの経験を活かすことができるということです。

そして興味深いのは、高い語学力を持っていることを重要視している点です。国際化の波が多くの日本企業にも押し寄せているいま、ビジネスで使える高い語学力は、秘書を目指す人にとって重要なアピールポイントになります。英語だけでなく、中国語などの他言語も使えると、アピール度は格段に高まるでしょう。

つまり、「未経験から秘書への転職は非常に厳しい」とはいっても、抜きん出た語学力やコミュニケーション能力、抜群の好感度など、飛び抜けた何かがあれば、たとえ未経験でも秘書として採用される可能性があるといえます。

未経験から秘書に転職するなら、秘書の資格と英語力は必須!

秘書の経験者が転職をする場合は、実務でキャリアを証明することができるので、秘書関連の資格は特に求められません。しかし、未経験から秘書を目指す場合は、何らかの形で「自分に秘書としての能力がどれぐらいあるか」をアピールする必要があります。そのときに最強の武器となるのが、「秘書検定」と「CBS(国際秘書検定)」です。

また、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)や簿記検定は取得していなくても問題はありませんが、秘書として文書作成や財務諸表の確認ができるか否かは問われるので、資格がない場合はその点を何らかの形で伝える必要があります。

秘書検定

秘書検定は1級・準1級・2級・3級の4種類があり、受験する人が最も多いのは2級ですが、会社員の受験者が増えてくるのは準1級からです。難しさからいうと、2級は半数程度の人が合格しますが、準1級は1~2割とかなりの難関です。

では未経験から秘書への転職を目指す人は、何級を取得しておいた方が良いかと言うと、ズバリ“準1級”です。2級でも無いよりは良いのですが、やはり準1級を持っていることでしっかりとビジネスマナーを把握していると判断されるので、大変でも準1級は目指した方が良いでしょう。

受験をする際は準1級と2級の両方を受けておくと、少なくとも2級は合格する確率が高いので、履歴書に表記することができます。

CBS(国際秘書検定)

CBS(国際秘書検定)はCertified Bilingual Secretaryの略で、これを取得していると、日本語と英語の両方を使用してグローバルに秘書業務を遂行できる人材であることを転職の際にアピールできます。

出題は日本語と英語の両方で出題され、試験はプライマリー試験とファイナル試験に分かれています。難易度的には、プライマリー試験の合格者が7割程度、ファイナル試験の合格者が2割程度といったところです。

CBSの試験は高い英語力のほかに、経営や法律知識など、幅広い知識と能力を求められます。けっして簡単な試験ではありませんが、「外資系の会社で秘書として働きたい」「グローバルに事業を展開する企業で秘書になりたい」といった希望がある人は、できれば取得しておいた方が良いでしょう。CBSの資格を持っていると、昇給や昇進にもつながるケースもあります。

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

一般事務の転職に必須と言われる「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)」ですが、WordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトを使った書類作成業務は、秘書業務にも必ずといっていいほど付いて回ります。そのため、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格は取得しておいた方が良いでしょう。

事務職の経験者で「MOSの資格は持っていないけれど、WordやExcelはまったく問題なく使える」という人は、資格以外の何かでそれを証明する必要があります。

簿記検定

「え!秘書なのに簿記?」と思った人もいるかもしれせん。秘書のイメージといえば、役職者のスケジュール管理や来客応対、書類作成といった仕事を思い浮かべがちです。しかし、役職者の秘書として、実は財務諸表などに目を通すこともあるのです。

もちろん経理職ではないので、日商簿記1級などの本格的な資格を持つ必要はありませんが、日商簿記3級程度は取っておくと、転職を希望する会社に「取りあえず財務諸表の内容は理解できそうだ」と認めてもらうことができます。

秘書の適性があることを、応募書類や面接でしっかりと伝えること

未経験で秘書の採用試験を受ける場合は、自分に秘書としての適性があることを、応募書類や面接でしっかりと伝えることも重要です。たとえ経験がなくても、秘書として働いたときにこれまでの経験をどんな風に活かせるか、性格的に秘書に向いているかなどを、応募書類や面接でアピールしましょう。
他の応募者と差をつける、「自己PR」の書き方のコツとは?

未経験から秘書の採用試験を受ける際の自己PR文例

秘書経験者が転職に臨む場合は、秘書業務のキャリアを具体的にアピールできますが、未経験者はそういうわけにはいきません。その場合、これまでの自分の経験の中から秘書としての適性につながるものを見つけ出し、それを自己PR文に載せる必要があります。

職務経験から秘書としての適性をアピールする例文

これまで3年間事務職をしてきましたが、上司が多忙のため、スケジュール管理や出張の手配・打ち合わせへの同行など、秘書的な業務も数多く経験してきました。

あるとき、上司から「急遽大阪に行くことになったので、切符の手配をよろしく」と頼まれました。乗車予定は16時頃とのことでしたが、その日に上司は13時から大切な打ち合わせをかかえており、メンバー構成からいってかなりズレ込むことが予想されました。

そこで上司に相談し、16時台の予約と合わせて18時台の新幹線の予約も入れておきました。キャンセル料はかかってしまいますが、当日の大阪行きはマストだったので、上司も必要経費と判断しました。

そして、案の定15時終了予定の打ち合わせは大きくズレ込み、17時にようやく終了しました。上司からは「君が機転を利かしてくれたおかげで、無事大阪に到着できた。ありがとう」と言われ、ホッとすると共にとても嬉しかったことを覚えています。

秘書としての経験はありませんが、今後御社の秘書として転職させていただくことができた際には、常にその場の状況を読んで、周囲とのバランスを図りながらお仕事をさせていただければと思っております。

未経験の人は、秘書の仕事に夢を見過ぎないように注意を!

秘書の仕事は意外と地味で、大変な仕事

「英語力やコミュニケーション能力を活かして、秘書の仕事に就きたい」と思う女性は、少なくありません。中には、「秘書の仕事がカッコ良さそう」というようなイメージ的な魅力から、秘書への転職を希望する人もいます。

でもご注意を!秘書業務は、それほど派手でもカッコ良くもありません。担当する役職者のスケジュール管理をしたり、電話やメールに対応するなど、ある意味小間使い的な要素も多分にある仕事です。

もちろん、社長秘書になると業界のトップや芸能人と会えたり、パーティに出席できる機会などもあるかもしれません。しかし、あくまでも会うのは社長であり、自分はそのサポート役です。著名な人と会えたからといって、自分自身の人脈が広がるわけではありません。

また、秘書は役職者の言動に常に気を使い、社内外のさまざまな人と関わるので、朝から晩まで気苦労の連続です。「今日は二日酔いでだるい」などと言っていられる余裕はまったく無く、一日中緊張感が続くでしょう。

自分に本当に秘書が務まるのかを、シミュレーションしてみましょう

その他にも、上司のスケジュールに常に合わせなければならない点や、日々の業務量が多い点など、大変な部分を挙げるとキリがないほどあるのが秘書の仕事です。かねてから周囲の人に「あなたの気配りは素晴らしい」「機転の良さはピカイチ」といった評価をまったく受けたことがない人が、あこがれだけで務まる仕事ではありません。

他の職種から秘書への転職を目指す人は、秘書の仕事に夢を見過ぎないよう、注意が必要です。まずは秘書の具体的な仕事をイメージし、自分が本当に務まるのかどうかを確認してみましょう。

ワンマンな役職者に付いてしまったパターンや、一日中気遣いをする大変さなどもシミュレーションしてみて、「それでも自分は絶対に秘書になりたい!」と思えるなら、全力で転職活動をするのがベストです。逆に少しでも「自分には無理かもしれない」と思えば、もう一度自分自身の転職活動を見直してみるのもひとつの方法です。

秘書経験者がキャリアアップを目指して転職する場合のポイント

今まで秘書未経験の人が転職する場合のポイントをお話ししてきましたが、すでに秘書業務を経験してきた人の中にも、「成長企業に転職して、安定して働きたい」「社長同行業務が中心だったが、それ以外の業務もマスターしてキャリアアップを図りたい」といった理由から、同じ秘書業務への転職を考える人もいるでしょう。そのような場合は、いったいどんな点に気を付けて転職活動を行えば良いのでしょうか?

自分のキャリアに溺れて、謙虚さを失わないこと

秘書経験者が転職を考える場合に陥りがちなのが、「自分は秘書経験が豊かだから、あれもこれもできる」と、無意識に鼻を高くしてしまうことです。「秘書検定やCBSの資格も持っているし、英語と中国語はネイティブだし、ビジネスの場でも何度も使っている。私を採用しないなんてあり得ない!」というような気持ちで採用試験に臨むと、ものの見事に落とされてしまうケースもあります。

なぜかというと、その鼻っ柱の強さが採用担当者や面接官に不評を買ってしまったり、「できが良すぎて、他の社員とのバランスが取りづらい」といった、社員とのバランスの悪さから不採用になってしまうことがあるからです。くれぐれも秘書としての自分のキャリアに溺れて、謙虚さを失わないことが大切です。

これまでの経験を具体的にどう活かして、企業に貢献できるのかを伝えること

秘書の採用試験を受ける際に、経験者が未経験者よりも有利だというのは、明白な事実です。しかし、経験者だからといって、それだけでおいそれと採用されるわけでもありません。他社で秘書経験を積んでいても、その会社の内情に詳しいわけではないため、むしろ社内で事務をしていた人の方が秘書にふさわしいケースさえあります。

つまり、秘書としての経験がいくら豊かでも、「その経験を具体的にどう活かして、企業に貢献できるのか?」を採用担当者や面接官に具体的に伝えられなければ、転職の成功は望めません。

そのために必要なことが、ふたつあります。ひとつは徹底した企業研究、そしてもうひとつは、これまでのキャリアを分析して、転職活動で最大限にアピールすることです。

下記の記事を参考にして、とことん転職を希望する企業を調べ上げましょう。そしてその企業の秘書業務を行う上で、自分がどれだけ役に立てるかを、具体例などを挙げながらしっかりとアピールすることが大切です。

秘書への転職を成功させるカギは、転職エージェントへの登録!

秘書への転職を目指すなら、自分の力だけで転職先を探すのではなく、「転職エージェント」を賢く利用するのが得策です。転職エージェントに登録することで、転職に役立つさまざまなアドバイスを受けながら採用試験に臨むことができ、自分の努力だけでは絶対に見つからない非公開求人を紹介してもらうこともできます。

「リクルートエージェント」や「マイナビ」「DODA」などの大手エージェントを含め、2~3社程度は登録しておいた方が良いでしょう。外資系の求人に強い「JACリクルートメント」や、女性の求人に強い「type転職エージェント」なども、秘書のための転職エージェントとしてはお勧めです。

また、「今まで秘書として十分にキャリアを積んできて、転職でさらなるキャリアアップを図りたい」という人は、ハイキャリアの求人に強い「ビズリーチ」や「JACリクルートメント」などに登録すると良いでしょう。

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外資系の秘書業務を希望する場合や、秘書経験者の人がキャリアアップを図って転職を考える場合にお勧めなのが、「JACリクルートメント」です。

JACリクルートメントは、ロンドン発祥の外資系転職エージェントです。日系・外資系企業の求人情報を幅広く扱っていて、ハイキャリアの秘書求人も多数扱っています。外資系・国内企業のグローバルポジションでは国内実績ナンバー1を誇っているので、「外資系企業の秘書になりたい」と考えている人は、必ず登録しておいた方が良いでしょう。

キャリアコンサルタントの質も高く、応募の際の英文履歴書チェックなども行ってくれます。

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国会議員の秘書などは男性が付きますが、一般的に企業の秘書業務といえば、女性が担当します。しかし女性には、妊娠・出産・育児という人生の大事業が待っているので、そこを抜きにして転職を語ることはできません。

そんな女性の転職事情を良く分かってくれているのが、「type転職エージェント」です。type転職エージェントは女性のための転職サイト「女の転職@type」も運営しており、女性の転職案件を多数持っているだけでなく、女性の立場に立って転職のための貴重なアドバイスをもらえます。

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秘書への転職に関するまとめ

秘書の仕事は一般事務などに比べて専門性が高く、高度な英語力なども求められるため、社長秘書ともなれば年収500万円以上はもらえるケースも数多くあります。そういう意味では、女性が選ぶ職業として、秘書は最適ということができます。

ただし、妊娠・出産・育児を乗り越えて続けられる仕事かというと、そこは会社によって差があるので注意が必要です。1~2年の産休・育休を取ってから秘書として復帰できる会社もありますし、それが難しい会社ももちろんあります。

また、育休を取るということは、その間誰かが秘書の代わりを担当するということでもあります。「産んだらすぐに戻ります」と言えば、ボスによっては待ってくれる可能性もありますが、たっぷり産休を取ってしまえば、産休明けに違う役職者に付くことは免れません。

また、育児をしながら秘書業務をこなすことは、かなり大変でもあります。たとえば子どもが病気になって早退したときに、自分が不在でも第二秘書が穴埋めできればベストですが、そういうシステムが無い会社も数多くあります。秘書としてずっと働きたいと考えている人は、その辺の事情も考えつつ、転職先を考える必要があるでしょう。

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