職種別 OCCUPATION

一般事務の転職を成功させるためのポイントと、お勧めの転職エージェント

更新日:2018.11.9
公開日:2018.5.14

かつては「女性の仕事といえば一般事務」というのが王道でしたが、いまや一般事務は“転職が難しい仕事の代表格”のように言われています。実際、一般事務の転職は難しいのでしょうか?そして、一般事務への転職を目指すなら、どんな点にポイントをおいて転職活動を行ったら良いのでしょうか?

未経験から一般事務への転職を望む人は多い

「販売員の仕事をしていたけれど、立ち仕事で足がむくみ、デスクワークに切り替えたい」「営業の仕事をしていたが、仕事がハードでこのままでは結婚もできない。残業のない仕事にチェンジしたい」など、さまざまな理由から、未経験から一般事務への転職を希望する人は数多くいます。

20年前であれば、一般事務の転職希望者に対して有り余るほどの求人がありましたが、現在は残念ながら一般事務職の正社員募集は少ないのが現実です。IT化の波によって、一般事務員の仕事が減ったこともありますが、企業自体に多くの事務員を雇う余裕がなくなったことも大きく影響しています。

少ない一般事務の求人募集に対して、数十倍の転職希望者がいる

では一般事務職の希望者はどれぐらいいるかというと、デスクワークで仕事的にもあまりハードでない一般事務職は、いまだに女性の中で人気の高い職種です。そのため、転職希望者も多く、必然的に競争は熾烈を極めています。企業によっては、数十倍の競争率になるケースもあります。

また、最近は一般事務職を正社員ではなく、派遣社員として雇用する企業も増えています。そうなると、正社員の一般事務職を希望する人にとっては、ますます“狭き門”となってしまっているのが現状です。

未経験者から一般事務への転職は、本当に難しいのか?

では、未経験から一般事務への転職は、本当に難しいのでしょうか?転職サイトの求人募集を見てみると、事務職募集の7割以上は「未経験OK」となっています。業界によっては、9割を超える場合もあります。

つまり、一般事務職の倍率は確かに高いけれど、未経験だからといって採用されないということはないということです。一般事務職は専門職と違い、キャリアが絶対条件になるケースは少ないといえます。

もちろん書類作成や計算などの基本業務ができなくては困りますが、企業が一般事務員に求めているのは、そうした事務処理能力だけではありません。社員の業務が円滑に運ぶための気配りや、職場の雰囲気を明るくする人間性の良さといった、人としての基本的な資質も重要視されているのです。

ただし、何十倍という倍率の中で、自分と同じぐらい好印象を与える事務経験者がいた場合は、当然ながら企業はその人を採用するでしょう。つまり、未経験から事務職へ転職するには、並みいるライバルを追い越して採用されるくらい、魅力的な人材にならなければいけないということです。

一般事務職への転職にとって有利な資格は?

未経験から一般事務職に採用されるためには、有利な資格があれば必ず取っておき、なおかつ人間性の面でもアピールする必要があります。では、一般事務職に応募するにあたって有利な資格には、どんなものがあるでしょうか?

MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)

WordやExcel、PowerPointなどのオフィスソフトを使った書類作成業務は、一般事務の場合、100%業務に含まれると思った方が賢明です。そのため、MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)の資格は、必ず取得しておきましょう。少なくともWordとExcelの資格だけは、取っておかないと転職活動に影響します。

特に一般事務未経験者の場合は、「書類の作成ができます」と面接で伝えても、それを証明するものが何もありません。もちろんMOSを取得したからといって、「それなら書類作成ができるんですね」とストレートに認められるわけではありませんが、少なくともオフィスソフトに関するある程度の知識があることはわかってもらえます。

MOSの資格を取得するには、本を買って独学で学ぶ方法もありますが、手っ取り早いのは「ユーキャン」などの通信教育を受けるか、パソコンスクールに通う方法です。なぜなら、独学でパソコンを学ぼうとすると、操作方法などがわからなくなったときに、質問できる相手がいないからです。

パソコンの扱いが得意な人は問題ありませんが、「もともと機械の操作は苦手」という人は、何らかの形でアドバイスを受けられるようにした方が確実です。現時点で仕事をしていない人は、職業訓練でオフィスソフトを学ぶ方法もあります。

簿記検定

ひと言で一般事務職といっても、会社によって業務内容はさまざまです。入力業務や書類作成業務だけの場合もありますし、規模の小さい企業では給与計算や経理業務まで行う場合があります。

その際は、「簿記検定2級」を持っていると、転職の際のアピールポイントになります。簿記検定はMOSほどマストの資格ではありませんが、「未経験であることのデメリットを資格でカバーしたい」というのであれば、取っておくに越したことはありません。

また、一般事務としてキャリアアップしていくにあたって、簿記検定の資格が活きてくる場合もあります。「簿記検定2級はハードルが高い」という場合は、まず3級取得からスタートすると良いでしょう。3級でも、会社によっては資格として認めてもらえる場合もあります。

秘書検定

秘書検定を取得することで、社会人としての基本的なマナーや一般常識を身につけることができるので、一般事務職として応募する場合もプラスに働きます。秘書検定3級でも、転職の際に多少は認められるので、まずは3級取得からスタートしても良いでしょう。

そしてゆくゆくは準1級以上を取得すると、どんな仕事をする上でも有利に働きます。難易度的には3級が7割程度合格、2級が5割、準1級は4割以下といったところです。

TOEIC

「TOEIC」の資格は、一般事務職に必ず必要な資格ではありませんが、仕事内容によっては有利に働く場合があります。特に外資系の企業や、海外の人と接する可能性がある仕事の場合は、TOEIC600点以上を持っているとある程度アピールできるでしょう。700点以上あれば、確実に英語力を認めてもらうことができます。

“協調性”や“機転の良さ”をアピールすることも、一般事務への転職には重要

一般事務職に採用されるためには、パソコンの操作能力などのほかに、“協調性”や“機転の良さ”といった性格面の長所をアピールすることが大切です。

なぜなら、企業が一般事務職を採用する上で、ある意味パソコンの操作能力以上に重要視するのが、職場のサポート役としての能力だからです。職場の一員として皆の中にスムーズに溶け込み、企業の第一線で働く人たちが気持ちよく働けるよう、細かい気配りができる人であることが求められます。

転職の試験の際、面接官や採用担当者は、そうした素養をもっている人材かどうかを鋭く見抜こうとします。こうした協調性や気配りが自分にあることをアピールするには、応募書類の自己PR文や面接を利用して、それを強調することが大切です。

“協調性”や“機転の良さ”をアピールする自己PR文の例

自己PR文は、自分の性格的な長所をアピールするには絶好のツールです。たとえば次のような書き方をすると、協調性や機転の良さを転職先の採用担当者に自然な形で伝えることができます。

■一般事務職に応募する際の自己PR文の事例

「前職では工務店の営業社員のサポート業務をしておりました。所属したチーム内に営業社員は10人ほどいましたが、社員によって性格も仕事のやり方も違い、それによって仕事の指示の仕方もさまざまでした。

たとえば一人の営業社員は、仕事を指示するときに10ある内容の1程度しか説明をしませんでした。あるとき、「お客様の資料をパソコンのExcelデータにまとめてほしい」という指示があり、たくさんの顧客資料を渡されました。

最初はどうしたら良いか迷いましたが、「あの営業社員は、この資料をいったいどんな風に使いたいのだろう?」と考え、思いついたことがありました。それは、お客様の中には年1回ほどしか連絡を取らないお客様もいれば、メールのやり取りだけのお客様、頻繁に連絡を取ってご紹介をいただいているお客様もいたことです。

こうしたお客様と営業社員とのやりとりを考えると、ただ単にアイウエオ順に打ち込むのではなく、連絡する頻度や連絡方法によってソートできるようにした方が良いのではと考えました。さらに、個々のお客様に関して自分が把握していることがあれば、備考欄に追記しました。

作成した顧客データを営業社員に渡したところ、「こうしてもらえると、本当に助かる」と喜ばれ、とても嬉しく感じたことを覚えています。

御社の一般事務職として採用された場合にも、このように「相手が何を求めているか」を常に考えながら、職場の皆様のお力になれたらと思っております。」

上記はあくまで一例ですが、このように前職での具体的な体験などをもとに協調性や機転の良さをアピールすることで、転職先の採用担当者や面接官に「この応募者は相手の立場になって物事を考えられる人のようだ」と理解してもらうことができます。

事務職経験者が、転職活動で自分をアピールする方法

一般事務職は、他の職種に比べて“経験あり”が大きなポイントになり難いため、「自分はいろいろと経験しているから、転職先はすぐ見つかる」と思っていると、未経験者に先を越されてしまう可能性があります。

事務職経験者が転職活動で自分をアピールするには、「自分を雇ってもらえれば、何の心配もなく仕事を任せられますよ」という部分をしっかりと強調し、経験者だからこその安心感を植え付けることが大切です。

そのためには、今までの自分のキャリアを自己分析し、履歴書や職務経歴書にそれをしっかりと反映させ、そこでポイントを稼いで未経験者を大きく引き離す必要があります。

そして、作成した応募書類は、いきなり企業に送らないことです。まずは転職エージェントのキャリアコンサルタントに送り、プロの目から細かくチェックしてもらいましょう。面接の際にも、キャリコンサルタントに申し込んで模擬面接を受け、完璧な状態で面接に臨むことが大切です。

こんな会社に応募すれば、一般事務職でも転職しやすい

一般事務職の転職希望者はとても多いので、条件の良い所ばかりを狙っていると、いつまで経っても転職できない可能性があります。そこで、ちょっと視点を変えて転職しやすい会社を選ぶことで、採用の確率もグッと高まります。

土日出勤の企業に転職する

一般事務職がいくら人気があるといっても、多くの人が求めているのは“完全週休2日制・土日祝日休”の条件が付いた企業です。そのため、土日に出勤しなければならない企業は、土日休みの企業に比べて応募者が少ない傾向にあります。

「自分は土日に出勤してもいい」という人は、土日休の企業を最初から外して、平日休みの企業にピンポイントで応募するのもひとつの方法です。そうすれば、短期間で採用を獲得することができるでしょう。

また「できれば土日休みがいい」と思っていている人でも、未経験のためになかなか一般事務職の採用が決まらない場合は、妥協をして取りあえず土日出勤の企業に転職する方法もあります。その企業で何年かスキルを積めば、今度は自身のキャリアを武器に転職活動ができるので、土日休みの企業に転職できる可能性も高まります。

結婚している人や子どもがいる人は無理かもしれませんが、まだ独身の人であれば、人生のうちの数年間を平日休みの企業で過ごしてみるのも楽しいかもしれません。誰もが働いているときに休めるので、遊び場に行ってもショッピングに行っても、どこにいってもガラガラ。ゆとりを持って休日を楽しむことができます。

中小企業や、あまり名の知れていない企業に転職する

一般事務職を希望する人の多くが選ぶのは、大企業や名の知れた企業です。そのため、中小企業やあまり名の知れていない企業は応募者が少なく、採用される確率が高いといえます。

「中小企業は経営が安定していないから」と避けている人も多いのですが、よくよく調べてみると、中小企業でも安定経営を続けている企業は少なくありません。

また企業を相手に取引をしているBtoB企業なども、社名が一般の人に広まっていないため、たとえ優良企業でも転職候補から外されているケースがあります。こうした“掘出物”的な企業を狙うことで、採用される確率を高めることができます。

一般事務の転職を成功させるには、転職エージェントへの登録がお勧め

未公開求人を含め、たくさんの求人の中から転職先を見つけられる

一般事務の転職を成功させるなら、自分の力だけで転職先を探すよりも、「転職エージェント」を賢く利用して探す方が効率的です。転職エージェントには、インターネット上に公開されない非公開求人が数多くあり、登録することによってより多くの求人の中からベストの転職先を見つけることができます。

一般事務の正社員の座を獲得するのはなかなか大変なので、転職エージェントを利用して少しでも多くの求人情報を集め、たくさんの会社に応募する覚悟で臨んだ方が賢明です。あまりに多くの転職エージェントと関わっても、収拾がつかなくなってしまいますが、「リクルートエージェント」や「マイナビ」「DODA」などの大手エージェントを含め、2~3社程度は登録しておいた方が良いでしょう。

キャリアコンサルタントに相談しながら、転職活動を進められる

転職エージェントを利用するメリットは、求人情報が集められるだけではありません。転職エージェントには「キャリアコンサルタント」という就活のプロフェッショナルがいて、お勧めの転職先を紹介してもらえるのはもちろんのこと、転職活動に関するさまざまなアドバイスをもらうことができるのです。

「自分に一番合った転職先はどこなのだろうか?」と悩んでいるなら、キャリアコンサルタントに相談すればアドバイスをもらえますし、応募書類のチェックや模擬面接もOKです。しかも転職エージェントの利用は基本的に無料なので、これを利用しない手はないというものですね。

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一般事務職への転職に関するまとめ

昔から女性に人気の一般事務職ですが、時代の流れとともに「本当に一般事務職でいいのだろうか?」と考える人が増えつつあるのも事実です。なぜなら、昔は「いずれ女性は結婚して主婦になる」という道が用意されていたので、10年後のキャリアパスについて考える必要はなく、4~5年ほど一般事務をやって結婚退職するのが当たり前でした。

ところが今は違います。多くの女性が結婚・出産後も働き、定年まで勤めあげる時代になった今、転職後のキャリアパスに関してはしっかりと考える必要があります。一般事務の正社員として無事転職できた後、当面は書類作成ができるレベルで問題ありませんが、そのままの状態では10年後・20年後のキャリアアップは図れません。

いずれは法務や総務・経理など、何かしらの得意分野を持つ必要が出てくるでしょう。また、AIによって事務的な仕事が奪われると懸念されている今、「AIにできないことは何か?」ということに目を向けてみるのも、特に若い人には必要です。

こうした未来のさまざまな変化を意識しつつ、長いスパンで“働く”ということを考えることが、とても重要です。

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