「履歴書と職務経歴書の違いが、よくわからない」という人が、意外と多いようです。たしかに職歴の部分が重複するので、「何のために2種類も必要なのだろう？」というのは、疑問に思うところでしょう。

そこで、履歴書と職務経歴書がどのように違うのか、どうすれば2種類の書類を効果的に作成できるのかについて、お話ししたいと思います。

履歴書と職務経歴書の役割の違い

履歴書は全体のプロフィール、職務経歴書は職歴のアピール

履歴書は、企業の採用担当者が、応募者のこれまでの全体的なプロフィールを確認するための書類です。採用を検討するにあたって、応募者がどんな学校を卒業し、どこに勤め、どんな特性を持った人なのかを知る必要があるからです。

かたや職務経歴書は、応募者の職歴を詳しく知るために必要な書類です。職務経歴書を通して応募者が今までどんな職務を経験してきたのか、どんなスキルを持ってそれをどんな風に活かせるのかなどを、企業の採用担当者は確認したいと考えています。

履歴書は定型フォーマット、職務経歴書は書式自由

履歴書は、A4（またはB5）サイズの用紙に、学歴・職歴・資格・趣味などを書き込む

履歴書には一定のフォーマットがあり、その欄を埋めるような形で書き込みます。厳密にいえば履歴書も書式は自由で、学歴・職歴欄が長いJIS規格のタイプや、自己PR欄が設けられているタイプ、退職理由を記載できるタイプなど、微妙な違いはあります。

ただし　職務経歴書ほどの自由さはなく、A4（A3二つ折）またはB5（B4二つ折）サイズの決められた枠内で、学歴・職歴欄を短くして自己PR欄を設けるなど、応募者のニーズに合った工夫がされています。

履歴書の表面には氏名・連絡先・年齢・学歴・職歴などを記入し、裏面には免許や資格・趣味・特技・志望動機などを記入します。

「履歴書はJIS規格の用紙を使わないといけないのでは？」と思っている人もいますが、そんなことはありません。応募する企業の方で特に指定をしていなければ、自分がアピールしやすい構成になっている履歴書を使っても問題ありません。

職務経歴書は、A4サイズ1～3枚程度を使って今までのキャリアを説明

かたや職務経歴書は、項目もレイアウトも応募者の自由に決めることができます。自由に決めることができるというのは、見せ方を工夫してインパクトのある内容にできる反面、「あらかじめ枠があった方が楽」という人にとってはやっかいな書類でもあります。

職務経歴書の平均的なページ数は、A4サイズ1～3枚程度。そこに勤務した企業名と、働いていた期間、業務内容、持っているスキル、入社後に活かせる知識や技術などを記入します。基本的に箇条書きで、見やすくわかりやすく書くことが大切です。

履歴書と職務経歴書を、どうやって使い分けたら効果的か？

履歴書と職務経歴書は、“プロフィール”と“仕事上の経歴”というそれぞれの役目を考えながら、1セットで自分をアピールできるよう考えることが大切です。しかし、何も考えずに両方の書類を書くと、同じような内容が重複してしまう可能性があります。これでは、履歴書と職務経歴書の相乗効果は期待できません。

せっかく2種類の書類を提出するのですから、上手に使い分けて「どうすれば採用担当者や面接官に自分をアピールできるか？」を考えながら、最善の効果が得られる方法で書くことが大切です。では、いったいどのように使い分けたら、より説得力のある履歴書と職務経歴書にすることができるのでしょうか？

自分の特性に合ったフォーマットを選ぶ

履歴書と職務経歴書の使い分けをする際に重要なのが、自分の特性に合った履歴書と職務経歴書のフォーマットを選ぶことです。職務経歴書はフォーマットが完全に自由ですが、履歴書の場合もJIS規格の一定のパターンはあるものの、内容的に微妙な違いがあります。

履歴書

社会人としてのキャリアが長い人は、“JIS規格の履歴書”が便利

社会人としてのキャリアが長い人は、「職務経歴書だけでなく、履歴書でも職歴をアピールしたい」と思う人も多いでしょう。

そういう場合は、“JIS規格の履歴書”がお勧めです。他の履歴書よりも学歴・職歴欄がたくさんあるので、勤務した会社ごとに職務内容や実績などを記載しても、欄が足りなくなることがありません。それでも足りない場合は、下記で紹介する“転職用の履歴書”が良いでしょう。

社会人としてのキャリアが浅い人は、“一般用の履歴書”が最適

JIS規格とは別に、“一般用の履歴書”というのもあります。このタイプの履歴書は、JIS規格の履歴書に比べて学歴・職歴欄が短く、その分自己PRを書ける欄が大きく設けられています。社会人としてのキャリアが浅い人や、職歴欄であまりアピールしたい内容が無い人は、この一般用の履歴書でしっかりと自己PRをすると好印象を与えられます。

転職回数の多い人は、“転職用の履歴書”がお勧め

転職回数が多い人は、学歴・職歴欄の多いJIS規格の履歴書でも、職歴が書き切れない場合があります。その際は、“転職用の履歴書”がお勧めです。履歴書と一緒に職務経歴書も付いているので、職務経歴書をどうするか考える時間も省けます。

この履歴書を使うと、転職回数が多くても、退職理由までしっかりと書き込むことができます。何度も転職をしている場合は「なぜ転職をしたのか？」というのが選考の上で大きなチェックポイントになるので、退職理由まで履歴書に書き込めると説得力があります。

職務経歴書

職務経歴書は、インターネット上の無料フォーマットの中から選ぶ

履歴書は市販の書類に手書きで書く人も多いのですが、職務経歴書はパソコンで作成した方が見やすく好印象を与えるため、転職エージェントなどがインターネット上で提供している無料のフォーマットの中から、自分の職歴をアピールしやすいものを選ぶと良いでしょう。

クリエイティブな職種を応募する人の場合は、インパクトのある職務経歴書を自分で一から作成するのもひとつの方法ですが、それ以外の職種の人は既存のフォーマットを使った方が手間を省けます。

社会人としてのキャリアが浅い人は、志望動機書の付いたフォーマットが最適

インターネット上にはさまざまなタイプの職務経歴書がありますが、自分の特性に合ったものを選ぶことで、より好印象を与えることができます。

たとえば社会人としてのキャリアが浅い人は、職務経歴書でアピールできる内容が少ないケースもあるでしょう。そのような場合は、職務経歴をズラッと書くようなフォーマットを選んでしまうと、スカスカになってしまって格好がつきません。

そこでお勧めしたいのが、志望動機書の付いた職務経歴書です。志望動機であれば、職務経験が浅くてもしっかりと書くことができるので、何とか職務経歴書の体裁を整えることができます。

履歴書と職務経歴書の内容が重複しないように注意を

書面を有効活用するために、内容が重ならない工夫が必要

履歴書と職務経歴書は、お互いがお互いを補完し合う関係がベストです。そのため、履歴書に記入する内容と同じものを職務経歴書に記入しても、意味がありません。たとえば、志望動機書の付いた職務経歴書を利用する人が、志望動機欄の充実した履歴書を選んでしまうと、同じようなことを書かなければならなくなってしまいます。

履歴書と職務経歴書の内容が重複しないよう注意しながら、書面を通して自分を最もアピールできる工夫をすることをお勧めします。

強調の意味で履歴書と職務経歴書の両方に記載する場合は、言い回しを変えて

ただし、職務経歴書で書いた業務内容や実績を、履歴書の職歴欄にも記すのは、別の意味で効果があります。履歴書は応募者のプロフィールが一目瞭然にわかるので、採用担当者や面接官が履歴書を見て「この人はこんなキャリアを持っているのか」と納得した上で、あらためて職務経歴書で詳細を確認できるからです。

“強調”という意味で、あえて履歴書と職務経歴書の両方に記載する場合は、少し言葉や言い回しを変えて書くとしつこさを感じません。

転職の書類選考は、職務経歴書が重要視される

新卒の書類選考は履歴書から判断しますが、転職の場合は職務経歴書の内容が重要視されます。もちろん、履歴書もしっかりと書く必要がありますが、職務経歴書には特に力を入れて仕上げましょう。

「こんな経歴を持つ応募者と、ぜひ会ってみたい」と思ってもらえるよう、自分のキャリアと能力を最大限に伝えられる職務経歴書を作成することが大切です。

履歴書と職務経歴書の違いに関するまとめ

転職に成功するためには、まず履歴書と職務経歴書を企業に送って書類選考にパスし、次は面接で履歴書と職務経歴書を見ながら質問する面接官に、自分自身を気に入ってもらわなければなりません。

この2つの場面で、要的な存在ともいえる履歴書と職務経歴書。その重要性を十分に認識しつつ、全力で作成に取り組みましょう！

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