企業の採用試験に応募し、書類選考を通過して面接の連絡をもらったものの、「やっぱりこの会社は辞退した方がいい」と思うことがあります。また、第一志望の企業の面接と重なってしまい、面接に行きたくても行けない場合もあるでしょう。

そのようなとき、いったい会社にどうやって断れば、穏便に辞退できるのでしょうか？誰にも迷惑をかけずに、最も差し障りなく断る方法をご紹介します。

面接を辞退する前に、知っておきたいこと

一度辞退した会社は、もう受け直すことができない。

「採用試験に応募して通過したけれど、よく調べてみたらこの会社は止めた方が良さそうなので、面接の前に辞退したい」「スベリ止めのつもりで応募した会社から面接通知をもらったけれど、やっぱりこの会社に行くつもりはないので、断ろうと思う」というようなケースも、意外とあるかもしれません。

しかし、一度企業の面接を辞退してしまうと、その後で「第一志望に落ちたから、やっぱりこの会社に」と思っても、再度受けることはできません。稀に受け入れてくれる企業もありますが、それはレアケースです。

もしも応募した企業の面接を断るのであれば、そのことを覚悟の上で辞退をする必要があります。転職活動する人の中には、企業の採用試験を片っ端から受ける人がいますが、そうなると“二度と受けられなくなる会社”が増えることも念頭に入れておきましょう。

面接前に辞退する人は、意外と多い

エン・ジャパン株式会社が「エン 人事のミカタ」で求職者2,605名を対象に行った「選考辞退」についてのアンケートによると、2014年に求職者が選考を辞退したタイミングは、面接を受ける前の面接辞退が53％、面接を受けた後の選考辞退が44％、内定取得後の内定辞退が34％と、面接前の辞退が最も多かったそうです。

「応募後に再考したら、希望と違っていた」というのが最も多い理由ですが、確かに入社の意思が無いのなら、面接に進んでしまうよりも、その前に断った方が企業のダメージも少ないでしょう。

ただし、面接前に採用担当者と話をして「希望と違う」と思うのは仕方ないとしても、「取りあえず応募をして面接通知をもらったけれど、ネットでよく調べてみたら、自分の希望には合わなかった」というのは、単なる企業研究の不足からくるものです。

企業の採用試験に応募する際は、その前にじっくりと企業研究・業界研究をした上で、応募することが大切です。

面接前に誠意を尽くして辞退する方法

面接を辞退すると決めたら、できるだけ早く企業に連絡する

とにかく迅速に連絡を入れ、辞退する旨を伝えること

面接を辞退することを決めたら、とにかく迅速に企業に連絡を入れ、辞退をする旨を伝えることが大切です。企業は応募者が入社を希望していることを前提に選考を進めるので、断りの連絡が早ければ早いほど、企業も後の手が打てるので助かるはずです。

面接通知を受け取った段階では、採用担当者や業務担当の上司、場合によっては取締役レベルの人も、面接のための時間を確保しています。さらに採用担当者は、会場の確保や応募者に関する資料作成なども、行っているかもしれません。

できるだけ早く面接辞退の連絡を入れることで、企業もそのために使おうとしていた時間や労力を、他のことに使うことができます。

面接辞退の連絡は、基本的にメールで行う

どんなに遅くても面接の2営業日前までに連絡を

採用内定後の辞退は電話で行いますが、面接前の辞退の連絡は、基本的にメールでかまいません。どんなに遅くても面接日の2営業日前までにはメールを入れましょう。

ただし面接の2営業日前を過ぎてしまったときは、メールを入れた上に、さらに電話でも辞退の旨を伝える必要があります。切羽詰まってメールを送ると、採用担当者が気付かない可能性があるからです。

面接辞退をメールで告げるときの書き方

面接を辞退することをメールで告げるときは、一にも二にも辞退する企業に対して心からお詫びをする気持ちを持ち、誠意をもって謝罪することが大切です。

面接辞退のメールには、下記の内容を入れる必要があります。

• 名前
• 面接日程
• 何次面接なのか
• 面接の連絡に対するお礼
• 面接を辞退する旨
• 面接を辞退する理由
• 面接辞退に対するお詫び
• メールで連絡する失礼に対するお詫び
• 結びの定型句

面接を辞退する理由は、「一身上の都合」が無難

面接を辞退する理由を書くときは、「一身上の都合により」といった曖昧な表現を使うのが、一番無難です。実際にはもっと具体的な理由があるのですが、内定をもらった後で辞退するわけではないので、そこまで詳しく書く必要はありません。

採用担当者からの返信に対する返信は不要

面接辞退メールを送ると、採用担当者から返信メールが届くことがあります。まったく返信の来ない企業もある中で、丁寧に返信をしてくれる採用担当者は、とても誠実な方と思われます。

しかし、「その誠実さに応えなければ」と、採用担当者から届いたメールに返信をする必要はありません。その辺は採用担当者も心得ているので、心の中で「ありがとうございました」と感謝して、やり取りを終了しましょう。

面接の辞退のしかたに関するまとめ

企業の採用試験は、採用されるまでの過程も大切ですが、やむなく辞退するときの対応も非常に重要です。現実には面接のドタキャンやすっぽかしが横行しているという、悲しい状況がありますが、仕事というのはいつ誰と縁を持つことになるかわかりません。

「自分が行ったことは、ブーメランのように巡り巡って、すべて自分のところに返ってくる」と思って、あくまで誠実に対応をすることが重要です。

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