転職をする際に、内定した会社から「退職証明書を提出してください」と言われるケースがあります。それはなぜなのでしょうか？ また、どのようにして入手したら良いのでしょうか？はじめて転職する方にとっては初体験となる「退職証明書」について、詳しくお話ししましょう。

退職証明書とは、いったい何？

確かに退社したことを証明する書類

退職証明書とは、「この人は確かに当社を退職しました」と証明するための書類で、“雇用期間”や“業務の種類”“職場での地位”“賃金”“退職の事由”などが書かれています。書き方に決まりはありませんが、たとえば次のような形式になります。

退職証明書に関して、気を付けたいこと

退職証明書の様式に決まりはない

退職証明書には法的に特別な決まりはなく、退職する会社に特定のフォーマットがあればそれを使用し、なければインターネット上にある退職証明書のテンプレートを使っても問題ありません。大切なのはどんなテンプレートを使うかではなく、転職先から依頼された時点で速やかに退職先に依頼し、なるべく早く転職先に届けることです。

必要書類の提出などは、忙しいとつい「提出期限までに出せばいい」と思ってしまいがちですが、こうした細かいことの一つひとつも、会社の自分に対する評価につながります。内定が決まったからといって決して油断せず、速やかに行動することが大切です。

退職証明書は、転職先から要望がなければ提出する必要はない

退職証明書は、転職する会社から要望があったときのみ、提出する書類です。「退職証明書があった方が、会社も安心するだろう」と気を回して提出する必要はありませんので、間違って提出しないよう気を付けましょう。

職証明書を依頼してから発行されるまでは、意外と時間がかかる

退職する会社に退職証明書の発行を依頼すると、会社によっては発行まで意外と時間がかかるので、注意が必要です。転職先の担当者もその辺はわかっているとは思いますが転職先から退職証明書の提出を依頼されたら、一刻も早く退職する会社に依頼をし、あまりに遅ければ「いつ頃になりそうでしょうか？」とやんわり聞いてみることも必要です。

また、退職証明書がなかなか発行されなかった場合は、転職先にその旨を伝えておくことで、「書類の提出がルーズなのでは？」と思われるリスクを回避することができます。

退職証明書は、在職中でも発行してもらうことができる

退職証明書は、在職中でも受け取ることができます。「まだ辞めていないのに退職証明書をもらうわけにはいかない。退職日に依頼をしないと」と思っている人もいるのですが、そうなると退職証明書を受け取るのに時間がかかり、転職先を待たせてしまうことになります。

退職の意思を告げた後であれば、そのことで誰かに迷惑をかけることもないので、早めに申請しておくと良いでしょう。退職時に転職が決まっていない場合も、念のために退職証明書をもらっておいた方が、後々面倒になりません。

退職証明書に何を記入するかは、本人が決める

退職証明書は私的文書なので、何を記入するかは退職者本人が決めることができます。そのため、「この情報は転職先に知られたくない」というような情報があれば、記入しなくてもOKです。

退職証明書のフォーマットも自由に決められるので、あらかじめ入れたくない項目を削除して作成し、それを退職する会社の担当者に渡しても良いでしょう。依頼する際は「こことここにこういう内容を書いてください」と丁寧に説明すると、担当者も迷わずに済むので、早めに作成してもらえるかもしれません。

退職証明書を受け取ったら、印鑑の有無を確認

退職する会社の担当者から退職証明書を受け取ったら、必ず印鑑の有無を確認しましょう。万が一印鑑を押し忘れていると、確かにこの内容だということを会社が認めたことになりません。また、記入内容もひと通りチェックし、抜けや漏れがないかどうか確認しましょう。

退職証明書が必要なのは、どんなケース？

企業側も、採用にあたっては慎重を期す必要がある

突然退職証明書を求められると、「どうしてなのだろう？なぜ退職証明書が必要なのだろうか？」「詐欺を疑われているのではないか？」などと躊躇してしまう人もいるのですが、それほど気にする必要はありません。新卒で入社する人が、在学証明書や卒業証明書を求められるのと同じようなものです。企業側としても、人材の採用にあたっては、慎重の上にも慎重を期する必要があるのです。

退職証明書によって、転職する企業は内定者が複数の企業に重複していないことや、社会保険の加入にあたって内定者が被保険者資格を持っていないことを確認できます。また、内定者が退職した会社で給与をいくらもらっていたのか、どんな勤務経験をしたのかなども、退職証明書によって確認できます。

転職先によっては、退職証明書を入社後の給与や待遇の参考にする場合もあります。退職証明書には勤務していた頃の給与や在職期間・業務の種類・地位などが明記されているので、間違いのない情報として捉えることができるからです。

退職後に国民健康保険に加入する場合も、退職証明書が必要

また、退職後に一時的に国民健康保険に加入する場合は、申請の際に退職証明書が必要になる場合があります。この場合は、転職先に退職証明書を提出するわけではなく、市区町村役場に手続きに行く際に必要となります。他の証明書で間に合えば問題ありませんが、退職証明書が実際に必要かどうかは、あらかじめ確認しておくと良いでしょう。

離職票は退職証明書の代わりにはならない？

離職票は、主に失業給付を受ける際に使う

「退職時には離職票をもらうので、それがあれば退職証明書の代わりになるのでは？」と思っている人もいますが、これは転職する企業によって扱い方がまちまちです。

離職票も退職証明書も、“退職したことを証明する書類”という意味ではまったく同じです。ただし、離職票は公文書なので、退職をすると必ず発行され、主に失業給付を受ける際にハローワークに提出するために使われています。

発行時期も、退職証明書は在職中でも受け取ることができますが、離職票は退職後2週間ほどしないと受け取れません。そのため、転職先としては早く退職証明が欲しいので、離職票では間に合わない場合もあるでしょう。

退職証明書が離職票の代わりになることもある

失業保険の申請時に、退職証明書を離職票の代わりにできる

これはごく稀なケースですが、退職する会社の管理体制が不十分で手続きが滞っているなどの理由で、退職後しばらくしても離職票が受け取れないケースがあります。

退職時に転職先が見つかっていない人は、見つかるまで失業保険の給付が必要となりますが、離職票がないと失業保険が受けられません。そのような場合には、退職証明書を離職票の代わりにすることができます。

ほとんどの会社は速やかに手続きを進めるので、このようなことはめったに起こりませんが、もしも「うちの会社は危ないかもしれない」と思った場合は、念のため在職中に退職証明書をもらっておいた方が無難でしょう。

退職証明書に関するまとめ

退職をすると、離職票と雇用保険資格証明書を受け取るという認識はあっても、退職証明書となると「そんな書類があることを知らなかった」という人も少なくありません。退職証明書は転職する会社によってはまったく必要ないため、「もしかしたら使うかもしれない」と思ってわざわざ取得しても、無駄になる可能性はあります。

退職証明書を念のために取っておくべきかどうかは自己判断になりますが、退職する会社に依頼をしても、担当者が忙しいとすぐに発行してもらえないことは念頭に入れておきましょう。

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