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「書類選考に通らないのはなぜ?」その理由と対処法

更新日:2018.11.9
公開日:2018.1.19

「転職を考えてあちこちの企業に応募しているのに、ことごとく書類選考で落ちてしまう」という人は、「もうこれ以上、どこを受けても無駄なのでは?」と、思わずギブアップしてしまいそうになっているかもしれません。

でも大丈夫!書類選考に通らないのには、何らかの理由があります。その理由を取り除き、応募する企業にとって魅力的な書類を送ることで、必ずどこかの会社から面接通知が来るはずです。

まずは自分の応募書類の作成方法を振り返り、なぜ書類選考に通らないのかを、冷静に分析してみましょう!

そもそも、“書類選考”とはいったい何のためにある?

「彼(敵)を知り 己を知れば 百戦殆うからず」という諺がありますが、中途採用の試験も例外ではありません。応募する企業が何のために書類選考をするのか、その意味をしっかりと把握することで、自ずと自分がどんな書類を作成すれば良いかが見えてくるはずです。

書類選考があるのは、面接の人数を絞るため

求人募集をする企業がまず書類選考を行うのは、面接までにある程度応募者の人数を絞り込むためです。

企業としても本来であれば面接で全員と話をしたいところなのですが、面接官も自分の仕事が忙しいので、そうもいきません。そこで、「面接で話をしても、たぶんこの人は採用しないだろう」と思われる応募者を選考から外すことで、面接などにかかる手間を減らそうとしているのです。

ふるい落とされた応募者にしてみると、何とも切ない話ですが、それが現実です。もしかしたら企業は、実際に会えば「絶対にこの人を採用したい」と思えるような応募者を、みすみす書類選考で落としてしまっているかもしれません。でもそれは、応募者が自分をしっかりPRできるような書類を提出できなかったのですから、仕方がないでしょう。

“いかに目に留まる応募者になるか”が、書類選考で残るための鍵

このように、書類選考は一見理不尽とも思える方法で、応募者をふるいにかけます。応募者が殺到した場合は、ごく短時間で事務的に合否を決めてしまったり、「40歳以上は外す」といった冷酷な仕分けをしてしまうこともあります。

そうしたシビアな状況下で、“いかに採用担当者の目に留まる応募者になるか”が、書類選考で残るための鍵になってくるのです。

書類選考は、このようにして行われる

企業が求人募集を出す理由はさまざま

企業は「業績がいいので、新たな事業を立ち上げたい」「営業の部署が忙しすぎるので、増員したい」「今まで勤めていた社員が辞めてしまったので、欠員補充しなければ」など、さまざまな理由で人材を採用しようと考えます。

そこで転職サイトやハローワークなどに求人を出し、「こんな仕事をする人を求めていて、勤務地はここで、待遇はこうです」といったお知らせを出すと、何人かの応募者が集まります。その応募者の中から、企業は求めている人材のイメージに近い人を探し始めるのです。

会社が求めている人材に近いかどうかが、書類選考のポイント

たとえばIT企業が、エンジニアの増員募集をかけたとします。企業は「即戦力が欲しいから、業務経験が3年以上はないと無理だろう。書類を作成するからWordやExcelはできないと困るし、プレゼンのときにクライアントを説得できる会話力も必要だ。和気藹々とした部署だから、ある程度協調性がある人の方がいい」などと、理想的な人材をあれこれイメージします。

それに対して何通かの応募書類が届くと、採用担当者は「この中から、当社が求めているエンジニアのイメージに一番近い人は誰だろう?」と、書類を見ながら考えます。募集をかけた部署のリーダーや、人事部の上司、会社の幹部が、書類選考に関わる場合もあります。

まだ見ぬ応募者を選考する材料は、履歴書と職務経歴書しかない

しかし、まだ見たことも話したこともない応募者を評価する手段は、履歴書と職務経歴書しかありません。キャリアや資格などは履歴書や職務経歴書の内容を見ればわかりますが、会話力や協調性といった目で確かめられない部分は、文章の端々に感じる応募者のイメージや顔写真だけで判断することになります。

そのときに顔写真の印象がとてもよく、自己PRに可能性や協調性を感じさせるような文章が書かれてあれば、「とりあえずこの人とは会ってみよう」ということになるでしょう。

書類選考に通らない理由と、クリアするための対策

応募先の企業の書類選考に通らない理由として、よくあるものをご紹介します。今までずっと書類選考に落ち続けてきた人は、これらのマイナス要素をクリアしていくことで、書類選考に残る確率を高めることができるでしょう。

企業の採用担当者は、それぞれ性格も違えば、目の付け所も違います。その採用担当者がいったい何に反応して「この人はやめておこう」と思ったのかは、誰にもわかりません。しかし、本気で転職をしたいと思うのであれば、書類選考に落ちる要素をことごとく潰し、「どこからでもかかってこい!」と言えるぐらいパーフェクトな状態にしておくのがベストです。

書類のミスが多い

自分ではきちんと書いたつもりでも、誤字脱字があったり、卒業年度が間違っているなどのミスがあると、書類選考を通らないケースがあります。「書類のミスぐらいで」と思うかもしれませんが、企業としては書類だけを頼りに書類選考を行うので、そこにミスがあるのは致命的です。

「この人が入社したら、お客様にお渡しする見積書のゼロを1桁間違えないだろうか?」といった不安にもつながるので、履歴書や職務経歴書のミスは、絶対にNGです。

書類選考に残るための対策

今まで書いた履歴書や職務経歴書を、もう一度隅から隅まで見直してみましょう。自分だけでチェックすると見逃してしまうこともあるので、周囲の人に見てもらうのもひとつの方法です。

履歴書や職務経歴書をミスなく書くことは、書類選考の大前提です!

「入社したい」という意欲を感じない

求人募集をする企業は、「御社にぜひ入社したい」という熱い思いをもって応募してほしいと、強く望んでいます。それなのに、自分の経歴をただダラダラと書き連ね、「これでどうだ?」と言わんばかりの応募書類を提出する人がいます。

それを見ると、採用担当者は「この人は何もうちの会社じゃなくても、他の会社で働いてもらえばいいだろう」という気持ちになってしまうものです。

書類選考に残るための対策

入社への意欲を伝えるためには、履歴書の志望動機欄や職務経歴書の自己PR欄で意欲を示すことはもちろん大切ですが、提出書類に添える送付状にひと言書くのも非常に有効です。送付状はまずパッと目に入るものなので、そこに「こういう理由で、御社にぜひ入社したい」と書いてあれば、採用担当者は応募者の入社への意欲をヒシヒシと感じるでしょう。

経験が足りない

自分自身のキャリアが、企業の望む条件を満たしていない場合は、書類選考の段階ではねられる可能性が高いといえます。「人柄は良さそうだが、今回の業務はまだこの応募者には無理だろう」と判断されてしまうのです。会社は“この人に任せれば大丈夫”という確実路線を採用したいと思っているので、無理もありません。

書類選考に残るための対策

そんな状況の中で、何とか書類選考に残るには、「今はこれだけのキャリアだけれど、入社後にここまでがんばれる」という意気込みを見せることが重要です。

職務経歴書の志望動機欄などで、仕事への熱い思いを語り、誠実に努力することで必ずその仕事をやり遂げられることを強調しましょう。そうすることで、「この人には無理だろう」という判断が「この人は、もしかしたらやれるかもしれない」という判断に変わる可能性は大いにあります。

会社は募集条件にピッタリの人材を採用したいと思っていますが、実際に入社する人はどうかというと、けっしてすべての条件を揃えた人ばかりではありません。「経験は浅いけれど、人間的に信頼できて努力家だから、1~2年経てばいい人材になるだろう」というような理由で、採用されるケースは数多くあります。

まずはその登竜門である書類選考に、いかにして残るかを考えることが大切です。

応募書類が読みづらい

応募書類に目を通す人は、自分自身も仕事で多忙なので、履歴書や職務経歴書をじっくりと読んでいる余裕がありません。そんなときに、目の前に読みづらく理解しづらい応募書類が現れたらどうでしょうか?まず間違いなく、「この忙しいときに、読みたくない」と不快感を覚えるでしょう。

面接の第一印象が大切なように、書類選考の第一印象というのも、実はとても重要です。「この書類、何だかちょっと読みたくない」と思われてしまったら、その時点で中身がどうであれ、ハネられてしまう可能性が生じます。

そもそも、読みづらい応募書類を書いてくるという時点で、「仕事の書類もわかりづらいのではないか?」といった懸念を抱かれ、敬遠されるでしょう。

書類選考に残るための対策

履歴書や職務経歴書は、読みやすくわかりやすく、整然としていることが大原則です。書きたいことがあり過ぎて、小さい字でビッシリと書いてしまったり、文字列がバラバラで汚い感じを与えるのもマイナスの印象です。

履歴書や職務経歴書は、読み手がどう思うだろうかを考えて、読みやすく丁寧に書くことが大切です。


証明写真の人相が悪い

証明写真の人相が悪くて書類選考に落ちてしまうのは、応募段階での致命的なミスです!顔写真の印象というのは、履歴書の他のどの部分よりも目立ち、見る人の目にパッと一瞬で入ってきます。そのため、顔写真の人相が悪いと、採用担当者は生理的に「あ、この人ダメ」と、判断してしまうのです。

ところが、実際に会ってみたら、とてもにこやかで温和な雰囲気の人だったという場合もあります。無事面接まで進めばそれをわかってもらえますが、書類選考で落とされてしまったら、どうすることもできません。

書類選考に残るための対策

証明写真の印象は、“書類選考の要”と言ってもいいほど重要です。履歴書の写真の印象が悪いかもしれないと思う人は、下記の「本当に違う!転職の証明写真の好感度を劇的にアップさせるコツ」を読んで、再度撮影をし直しましょう!

キャリアのブランクが多く、その間何をしていたのかが不明

職務経歴書を見たときに、ひとつの会社を退職してから次の会社に転職するまでのブランクが、転職活動期間とは思えないほど長い人がいます。それが年単位の長期間である場合は、採用担当者としても疑問視せざるを得ないでしょう。

書類選考に残るための対策

キャリアのブランクが長い人は、履歴書や職務経歴書にその間何をしていたのかを明確にすることが大切です。たとえばA社を退社して2年後にB社に転職した場合は、履歴書の職歴欄に「A社を退社後、アメリカにビジネス留学し、〇〇大学のビジネス留学プログラムを受講」「沖縄で生活したいという夢があり、単身〇〇島に行って半自給自足の生活を送る」といった説明を加える必要があります。

「A社を退社後、3年間アルバイトをしていたが、アルバイトなので記載しなかった」という人もいるかもしれません。しかし、3年間のブランクがあると「病気をしていたのではないだろうか?」「精神疾患の可能性はないか?」など、企業としてはいろいろと考えてしまうものです。

それよりは、理由をきちんと説明しておいた方が、採用する企業側としても安心します。ブランクの期間の表記方法については、こちらを参考にしてください。

転職回数が多い

転職回数が多いことも、書類選考でハネられる原因のひとつです。何度も転職をしているということは、「今回採用しても、また退職してしまうのではないか?」という、会社側の懸念材料になるからです。

書類選考に残るための対策

転職回数が多い人は、退職理由を明確にすることと、応募した会社への強い意気込みを見せることが重要です。それも、「入社しても退社してしまうのではないか?」という採用担当者の懸念を吹き飛ばすほど、強い思いを伝える必要があります。

また、何社も転々としてきたことを逆手にとって、その間に身につけた経験の中から応募先で活かせる点を、強くアピールするのも効果的です。さまざまな職種を経験するということは、誰にでもできることではありません。“幅広い視野で物事を考えられる”“フレキシブルな発想力がある”といった長所を、転職活動でもアピールしたいものです。

とはいえ、会社を次々と替えてキャリアップしていくアメリカのような社会と違い、日本はまだまだ「何度も職を替える人は雇わない方がいい」という根強い考え方が残っているのは事実です。その中で採用を勝ち取るためには、「たとえ2年間ぐらいしか在籍しなくても、この人が入社してくれることは、会社にとってプラスになる」と思ってもらえるよう努力することが重要です。

あるいは、採用試験を受ける企業自体を替えてみるのも、ひとつの方法です。若い社長が立ち上げたベンチャー企業などは、転職回数などにこだわらず、実力勝負で採用を決めるパターンもあります。自分の経歴を認めてくれる確率の高い企業なら、書類選考に通る可能性も高くなるでしょう。

書類選考に関するまとめ

企業の採用試験に合格するためには、書類選考→一次面接→二次面接→最終面接と、階段を一歩ずつ上るように、進んでいかなければなりません。そのスタートラインにある書類選考を踏み外してしまうと、たとえ本人に実力があっても先に進むことができなくなってしまいます。

「面接に進む人数を減らすため」という、短絡的な目的で行う書類選考に漏れてしまうのは、非常にもったいないことです。ここは何とかクリアするために、応募書類をもう一度見直し、“書類選考にパスする応募書類”に作り直すことが大切です。

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